Con esta guía de inicio rápido, podrás crear tu primera automatización en tan solo tres sencillos pasos. Ya sea que estés conectando aplicaciones para automatización o agilizando el flujo de datos entre plataformas, Albato ofrece una experiencia fluida para optimizar procesos en tu empresa.

Incluido en esta guía:

Albato es una plataforma donde puedes crear automatizaciones y compartir datos ente diferentes Apps.

En un único espació, podrás automatizar tu flujo de trabajo integrando las aplicaciones que usas todos los días y optimizar procesos que, antes, demandaban mucho tiempo y esfuerzo.

Para crear tu primera automatización, debes tener claro:

Un desencadenante es un evento que inicia la automatización. Los desencadenantes pueden estar vinculados a un evento específico que sucede en tiempo real en la app seleccionada.

Ejemplo: envío de formulario, actualización de estado de un pedido, pago de factura, nuevo mensaje.

Los desencadenantes también se pueden programar para iniciar la automatización con una frecuencia determinada.

Ejemplo: descargar gastos de la cuenta de anuncios una vez a la semana o recibir reportes de nuevas ventas cada 5 minutos.

Las acciones son etapas que Albato realiza cuando ocurre el desencadenante. Es decir, luego que recibas las informaciones recolectadas en el primer paso de la automatización, con estos datos, Albato generará uma acción deseada en otra aplicación.

Cada acción completada se considera como una transacción de Albato.

Ejemplo: El usuario envía un formulario – (desencadenante). Los datos del formulario se transfieren a Google Sheets – (acción).

Google Sheets crea una nueva línea en la hoja de cálculo deseada – (transacción).

El primer paso es pensar exactamente qué tipo de automatización deseas crear. Elige lo que deseas automatizar, antes de crear un escenario, y esto te ayudará a tener más claro que apps deseas conectar, qué desencadenante utilizar y cuáles acciones esperas que suceda en esta automatización.

Ejemplo: quieres enviar los datos de formularios de Facebook a Google Sheets, pero no quieres hacerlo manualmente.

Te mostraremos a seguir cómo crear una automatización:

Usaremos la automatización de Trello y Google Sheets como nuestro ejemplo.

Supongamos que tenemos una lista de tareas en Trello y queremos almacenar los informes de tareas con el estado "Hecho" en Google Sheets.

Al mismo tiempo, necesitamos transferir el nombre y los asignados de la tarea, la fecha de creación y la fecha de vencimiento de la tarea.

Abre la sección de Mis Automatizaciones en Albato. En esta pestaña, puedes gestionar todos tus escenarios creados. Haz clic en el botón Crear Nueva Automatización:

Para configurar la app de envío, elige:

Si aún no has creado la conexión con el App, en esta etapa debes agregar un nombre a tu conexión. Esta es una configuración opcional, pero te ayudará a evitar confusión si tienes varias cuentas y conexiones creadas en la app seleccionada.

Luego, haz clic en el botón Siguiente.

Cuando conectes una app, la plataforma te pedirá un conjunto de permisos.

Albato no almacena datos y solo realiza las acciones en tu cuenta de la app que hayas configurado en la automatización. Esto significa que tus datos están seguros.

Algunas apps requieren una clave API para permitir el acceso. Encontrarás todas las instrucciones detalladas al momento de conectar la App en Albato o directamente con el soporte de la plataforma tercera, la cual estás conectando.

En algunos casos, se requieren configuraciones adicionales. En nuestro ejemplo, es necesario elegir el tablero en Trello con el que deseas trabajar.

En este paso debes elegir:

Selecciona la hoja en las Opciones de conexión adicionales y haz clic en el botón Continuar.

Luego se te pedirá que configures los campos de esta acción. Especifica los datos que deseas enviar a Google Sheets y en donde de la hoja deben ser guardados:

Como se puede ver, la columna indica los campos de la app para la cual estamos enviando la información. Necesitamos emparejar estos campos con los datos de la app de envío (Trello). Haz clic en un campo y aparecerá un menú desplegable.

Elige los datos que deseas agregar en los campos. Puedes elegir uno o más valores para cada campo. También se puede llenar manualmente, en casos donde los datos de estos campos serán siempre los mismos. Después de emparejar, haz clic en el botón Continuar.

Se te pedirá que configures la herramienta de búsqueda de duplicados. Selecciona la opción según la idea de tu automatización. En este caso, seleccionamos: No comprobar duplicados, crear siempre una nueva entrada.

Luego, haz clic en el botón Continuar.

¡La automatización está lista! Ya puedes iniciarla ahora.

Después de crear tu primera automatización, es hora de probarla. Para hacer esta prueba, necesitas realizar el desencadenante especificado en tu escenario directamente en la app conectada.

En nuestro caso, moveremos la tarjeta en Trello. Movimos la tarjeta de la lista "En progreso" a la lista "Hecho".

Ahora abrimos Google Sheets para revisar los datos que hemos recibido.

Puedes encontrar el resultado de cada ejecución de automatización en el Historial de la automatización:

O de manera general, para todas las automatizaciones, en la pestaña Historial. En estas pantallas, también podrás ver si hubo algun error en el envío de los datos o si todo funcionó según el esperado:

Ahora, tu nueva automatización está iniciada, funcionando y ya sabes como consultar si todo fue enviado correctamente.

Esto significa que cada vez que se mueva la tarjeta en Trello, Albato activará todas las etapas de tu automatización.

Cada acción completada que realiza Albato se llama transacción. En este caso, tenemos solamente una acción, luego, una solamente transacción.

Si hubiera más pasos (acciones), una otra transacción seria gasta por cada etapa.

Para usar las integraciones más allá de la prueba, podrás utilizar nuestro plan Gratuito (Free), con algunas limitaciones, o seleccionar un plan directamente por la plataforma.

Esto se puede hacer en la sección de Finanzas de tu cuenta (disponible en el menu al lado de tu correo en la esquina derecha superior de la plataforma).

Selecciona tu plan de Albato dependiendo de la cantidad de transacciones que necesitas por mes y la cantidad de apps que deseas conectar.

Para cambiar tu plan, haz clic en el botón Actualizar la Tarifa.

Si tienes saldo positivo, puedes usarlo para el pago total o parcial. Después de hacer clic en el botón Siguiente, serás redirigido a la página del sistema de pagos o a la página de facturación, dependiendo del método de pago que hayas elegido.

Esta pestaña también contiene preguntas frecuentes en la sección de Facturación, donde hemos recopilado respuestas a las preguntas más comunes, incluidas recomendaciones para elegir un plan.

Si aún tienes alguna duda, ¡no te preocupes! ¡Nuestro equipo de soporte estará encantado de ayudarte!